Cesariana de um novo modelo de gestão para MPE’s e contadores

Uma profunda transformação em empresas de todos os portes, bem como nos escritórios prestadores de serviços contábeis, está a caminho. Trata-se de um parto, que em chinês significa mudança. Mas, no fundo, como tem data programada, pode ser encarada como a cesariana de um novo modelo de gestão.

O primeiro sinal visível desta gestação começou para valer em setembro de 2006, com a autorização da primeira NF-e brasileira autorizada pela Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul.

Além da NF-e, também fazem parte do SPED a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD-ICMS/IPI), a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições PIS/Cofins (EFD-PIS/Cofins), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), o Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT) e outros.

Mesmo com todo esse arsenal fiscal digital, a maior parte da população ainda não percebeu o gigantesco processo de mudanças que está ocorrendo. Silenciosamente, o SPED, além de atuar fortemente no combate à sonegação e outras fraudes, age como catalizador no processo de introdução do Brasil na Era Digital, ou do Conhecimento – como prefiro chamar.

Para se ter ideia da abrangência das transformações, além dos atuais 600mil contribuintes emissores de NF-e, em janeiro de 2012, cerca de 2 milhões de empresas estarão obrigadas a participar do SPED Fiscal, seja através dos livros de ICMS/IPI ou PIS/Cofins.

O problema é que estas empresas, em geral sem controles informatizados, enviam informações aos seus contadores (90% dos quais terceirizados) por meio do famoso “envelope pardo”, dentro do qual circulam informações sobre documentos fiscais, de forma precária, sem segurança e, muitas vezes, incompletas.

Mesmo que os envelopes cheguem no prazo, e contendo todos os documentos fiscais de entrada e saída, estas informações são insuficientes para geração dos arquivos do SPED Fiscal – seja ICMS/IPI ou PIS/Cofins.
Menos de 1% das empresas já compreendeu que é preciso utilizar a tecnologia para integrar e controlar os processos empresariais no mundo digital: implantaram os ERPs.

Assim, os registros de compras, vendas, estoques, receitas e despesas são utilizados como base para geração do SPED, por meio de módulos fiscais dos próprios ERPs. Ou seja, empresas e contadores trabalham em uma só fonte de dados, gerando maior coerência entre as informações operacionais e fiscais.

Entretanto, há ainda empresas que utilizam apenas as funções de controle operacional do ERP, deixando seus contadores processarem, em sistemas fiscais independentes, os arquivos do SPED. Neste caso, a troca de informações é digital, mas assíncrona, via arquivos.

Funciona? Depende da qualidade tecnológica e do rigor na execução de procedimentos desta integração. É eficiente? Possivelmente, não. Há riscos? Sem dúvida.

Para se transmitir o SPED ao fisco, utiliza-se o PVA – Programa Validador. Cada arquivo gerado deve ser submetido, no mínimo, ao PVA para verificação de conformidade do leiaute e de regras fiscais. Recomenda-se também uma análise dos arquivos, sob as óticas fiscal, contábil e empresarial, com o objetivo de detectar incoerências que poderão gerar processos de auditoria fiscal.

Esta análise ser realizada por pessoas ou sistemas especializados no cruzamento de informações. DCTF, DIPJ, SPED Contábil, SPED Fiscal, NF-e, NFS-e, Sintegra, DACON, GIA, e muitos outros arquivos fiscais podem (e devem) ser analisados de forma integrada, cruzando as informações entre si, a fim de evitar falhas grosseiras – afinal, é exatamente isso que o fisco irá fazer para detectar erros ou fraudes.

Assim, quase sempre será possível encontrar, ainda que tardiamente, um cadastro errado, um parâmetro desatualizado, um lapso operacional. A questão é: uma vez detectado o problema, como saneá-lo? Na origem operacional do dado ou no arquivo fiscal?

Na prática, estes procedimentos de integração são uma das principais fontes de inconsistências nas informações fiscais. Por isto, no mundo pós-SPED, todas as empresas deverão adotar ERP com funcionalidades operacionais e fiscais integradas.

Mas, e as empresas pequenas, que não têm profissionais nem estrutura de TI? Como elas irão manter estes sistemas funcionando?

A resposta está nas “Nuvens”, os famosos sistemas baseados em tecnologia “Cloud”, de forma a integrar operações e controles fiscais em um único banco de dados, através de serviços digitais que poderão ser acessados em qualquer lugar através de computadores e dispositivos móveis.

Assim como as instituições financeiras perceberam que a agência começa dentro de nossas empresas, e criaram os sistemas de internet banking, os contadores devem compreender que seus escritórios começam dentro da empresa. Departamentos de compras, vendas, financeiro e estoque serão usuários, mesmo sem saber, do “Internet Accounting”.

A adaptação a esse novo modelo pode levar uma década, tal qual ocorreu no setor bancário. Ou não – depende da percepção da gravidade do risco fiscal por parte das empresas. E da possível e recomendável opção por um parto normal, mesmo que seja a fórceps, dependendo da complexidade do caso.

Receita Federal faz estudos para implantação da EFD Social

Se o contribuinte ainda não se habitou às transformações que estão em curso na seara fiscal e tributária com o avanço do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é bom se preparar para as novidades que estão por surgir.
Uma delas é a chamada Escrituração Fiscal Digital (EFD) Social, ou SPED Folha, que está em fase de construção. Ainda sem prazo para implantação definido, estima-se que seja implantado entre 2012 e 2013.

Trata-se da mais nova declaração da Receita Federal, que terá a função mensal que possui o Sefip (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), para envio das informações sobre a Folha de Pagamento e demais dados necessários à Previdência Social para concessão de benefícios.

Os dados da Folha serão armazenados em um cadastro único e compartilhados pela Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Justiça do Trabalho.

O EFD Social irá, em princípio, substituir algumas declarações mensais e anuais que as empresas enviam atualmente aos órgãos do governo, tais como o próprio Sefip, o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e a Rais (Relação anual de Informações Sociais).

De acordo com o portal Coad, os procedimentos têm avançado e já existem até mesmo projeto piloto em andamento.

O portal informa, ainda, que houve uma reunião em maio deste ano entre a Receita Federal e as empresas que participam do piloto, na qual foi apresentado o layout do arquivo da EFD Social, que as empresas deverão preparar com as informações a serem enviadas à Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Em próxima etapa do projeto, o EFD Social visará abranger o Registro Eletrônico de Empregados.

Fonte: TI Inside em http://www.tiinside.com.br/07/07/2011/receita-federal-faz-estudos-para-implantacao-da-efd-social/gf/231260/news.aspx

Empresas necessitam de planejamento tributário e societário

Inúmeras empresas, quando iniciaram suas atividades, possuíam uma determinada organização societária e tributária. Porém, com o crescimento de suas atividades e a expansão de seus negócios é preciso repensar a sua gestão. Algumas mantêm a mesma forma societária e tributária, e outras alteram esta organização, mas, muitas vezes devido à urgência de adaptação às necessidades do seu crescimento. E, assim, acabam se estruturando de forma inadequada.

Nota-se que muitas empresas em expansão, seja de pequeno, médio ou grande porte, ainda possuem uma estrutura societária inapropriada e por não terem realizado um planejamento tributário adequado, estão recolhendo tributos a mais do que realmente deveriam. Dessa maneira, para as empresas inseridas no promissor mercado brasileiro, apresenta-se como prioridade o planejamento e organização quanto a sua estrutura societária e tributária.

O planejamento societário revela-se uma poderosa ferramenta para a manutenção da longevidade da empresa no mercado e também para resguardar os interesses dos sócios ou acionistas. 

Em especial, um planejamento societário adequado visa por meio de contratos e formalizações antecipar futuras situações e disciplinar a forma de condução sadia da sociedade, evitando conflitos prejudiciais. Além disso, permite a melhor proteção dos bens dos sócios e da sociedade para eventual sucessão e também apresentar frente ao mercado uma estrutura bem organizada que pode valorizar a empresa e despertar o interesse de investidores.

Essa reestruturação permite estratégias em negociações para expansão da sociedade, em situações como cisão, incorporação, fusão e abertura do capital, propiciando também parcerias estratégicas, valorização da empresa para alienação e para melhor obtenção de crédito frente a bancos e fornecedores.
Quanto ao aspecto tributário, o planejamento é sempre necessário, pois a legislação brasileira é alterada constantemente e se revela extremamente complexa a sua aplicação, sendo essencial para uma implementação profissional competente e atualizada frente à legislação.
O planejamento tributário deve abarcar duas situações específicas, a tributação futura e os últimos cinco anos da empresa. Inicia-se o trabalho pela análise dos últimos cinco anos da empresa, sendo possível nesse período conhecer a estrutura e suas operações, verificando se houve no passado recolhimento de tributos a maior, possibilitando a recuperação de valores e utilização para abatimento dos tributos vincendos. Esse plano serve também para alertar os empresários acerca de eventual risco em virtude de procedimentos incorretos realizados anteriormente, os quais poderão ser corrigidos, minimizando o risco de autuações pelo Fisco.
Já quanto ao aspecto futuro, o planejamento visa por meio da análise de suas operações e qualificação tributária, apresentar alternativas para a redução dos tributos em geral, especialmente quanto ao IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ISS e ICMS, que em virtude das peculiaridades da legislação podem representar significativa redução da carga tributária da empresa.
Portanto, para as empresas em geral e principalmente para aquelas em expansão, frente ao promissor mercado brasileiro, faz-se necessário um bom planejamento societário aliado ao tributário, possibilitando melhor organização da sociedade e valorização da empresa frente ao mercado. Sendo certo que a redução dos custos tributários representa uma melhor margem de lucro, mais capital para investimentos e preços mais competitivos frente aos concorrentes


Fonte: Revista Incorporativa

SPED FISCAL SERÁ PRORROGADO PARA 31 DE DEZEMBRO DE 2011

A solicitação partiu da Fecon/MG, representando seus 29 sindicatos, e o SINESCONTÁBIL/MG em um ofício protocolado no último dia 26 de junho  (clique aqui e veja o ofício). O requerimento contou ainda com o apoio da Fecomércio Minas, através de seu presidente Dr. Lázaro Gonzaga. As entidades já vinham mantendo entendimentos com a SEF, desde a última reunião no dia 25 de maio, quando conseguiu o primeiro adiamento da transmissão.

Em um contato telefônico realizado ontem com o Presidente da Fecon/MG, Rogério Noé, o  Secretário de Estado Adjunto, Pedro Meneguetti,  informou que a requerimento para novo prazo do SPED FISCAL será atendido e publicado nos próximos dias. A transmissão dos arquivos digitais para as empresas que tinham essa obrigação, a partir de 1° de janeiro de 2011, poderá ser feita até o dia 31 de dezembro deste ano.

A Fecon/MG está atenta e não vai medir esforços para atender os contabilistas.

FECON/MG, SINECONTÁBIL e FECOMÉRCIO MINAS conquistam mais uma importante vitória.

Mudança no sistema penal e carcerário brasileiro

Entrou em vigor dia 04/07/2011, a Lei n. 12.403/2011 sendo a grande mudança no sistema penal e carcerário brasileiro. Que altera 32 artigos do Código de Processo Penal, de 1941. Com a nova lei, pessoas que cometeram crimes leves – punidos com menos de quatro anos de prisão - e que nunca foram condenadas por outro delito só serão presas em último caso.

 

Saibam mais : http://agenciabrasil.ebc.com.br/noticia/2011-07-03/com-mudanca-na-lei-autores-de-crimes-leves-so-serao-presos-se-nao-houver-outra-opcao

Inteligência Fiscal Interna

O mundo de hoje é digital. O Fisco sabe muito bem disso e sorrateiramente trabalha a característica intrínseca desses novos tempos, que é o fator rastreabilidade. Estamos cada vez mais conectados numa rede que se assemelha ao sistema neural do cérebro humano. Departamentos altamente especializados do governo vêm desenvolvendo estudos para criar mecanismos de infiltração insidiosa nessa imensa estrutura de compartilhamento de informações que as relações empresariais produzem diariamente. E não se engane quem acredita que o volume monumental de dados gerados possa inviabilizar um projeto de tamanha envergadura.Tecnologia para isso existe. Dinheiro, o governo tem muito. Pessoal especializado está sendo providenciado. Essa quimera tem nome: Inteligência Fiscal.

O Protocolo ICMS N° 66/2009 dispõe sobre a instituição do Sistema de Inteligência Fiscal (SIF) e intercâmbio de informações entre as unidades da Federação, tecnicamente denominadas Unidades de Inteligência Fiscal dos Estados (UnIF). O projeto é baseado na mútua cooperação técnica e intercâmbio de informações no interesse das atividades de inteligência fiscal, tudo pautado numa doutrina orquestrada pela Receita Federal do Brasil. O texto da lei parece um manual de detetive, o qual trabalha conceitos metafísicos de interpretação e avaliação de situações complexas, envolvendo elementos psicológicos e cognitivos. Isso sem falar na utilização dos mais avançados recursos de tecnologia da informação. Resumindo, parece que o Fisco está na vanguarda tecnológica quando o assunto é inteligência fiscal. Na retaguarda estão as organizações que ano após ano permaneceram inertes enquanto o Fisco construía sua teia.

A área tributária das corporações, antes considerada operacional, passou a ter um caráter estratégico. Escriturar nota fiscal e calcular imposto é agora atividade secundária. Atualmente, os assuntos fisco-tributários ocupam espaço substancial nos processos decisórios da alta direção das organizações empresariais por conta da crescente complexidade das obrigações que o governo não para de impingir aos contribuintes. Análises de entidades especializadas demonstram que 90% das empresas possuem algum tipo de pendência junto ao Fisco. Boa parte dessas irregularidades é consequência da falta de estrutura adequada de controle dos processos internos, o que impacta diretamente o fluxo de caixa e planos de investimento. Tais fatores negativos são mais críticos para quem está em processo de licitação.

O planejamento estratégico deve ser alinhado a uma política de inteligência fiscal interna, para que, assim, a empresa não permita que o Fisco conheça suas operações melhor que ela própria. Portanto, é preciso investir pesado na qualificação de empregados, em serviços especializados de consultoria e especialmente numa estrutura de auditoria que procure adotar procedimentos semelhantes ao dos fiscais de renda. Outro ponto importante é a ampliação do conhecimento fiscal através da integração inteligente de informações entre departamentos e unidades da empresa, chegando inclusive ao compartilhamento de conhecimento da legislação tributária com os fornecedores.

É importante sair do gerúndio e partir para a prática efetiva de inteligência fiscal interna. Ou seja, intensificar o controle dos documentos que circulam na empresa e manter um estreito relacionamento com o Contador, que deverá apresentar periodicamente à alta direção um relatório que descreva ocorrências fiscais passadas e faça um esboço das perspectivas fiscais futuras. Além disso, é preciso conhecer em profundidade o sistema de informática utilizado nas operações fiscais; formatos, estruturas, linguagem, padronização, arquivamento, consistência, segurança de dados etc. Importantíssimo também são os procedimentos de produção, utilização e guarda de documentos – o Arquivo Morto não poderá mais ser tratado como depósito de entulhos diversos.

Será necessário desenvolver e implementar uma política de Gestão de Risco cuja operacionalização deverá envolver a todos e todos deverão contribuir com seus pontos de vista. Importantíssimo também é ficar sintonizado com os dispositivos legais tributários mais suscetíveis a mudanças. Empresas que desenvolveram procedimentos inteligentes de controle fiscal acabaram descobrindo que pagavam impostos em excesso.

Você sabe quantas empresas estão obrigadas à EFD ICMS/IPI?